Hướng Dẫn Yêu Cầu Change of Destination (COD) Hiệu Quả và Tiết Kiệm Chi Phí

Trong vận tải container đường biển, yêu cầu thay đổi cảng đích (COD – Change of Destination) có thể xảy ra do nhiều nguyên nhân khách quan hoặc chủ quan như thay đổi hợp đồng mua bán, rủi ro về thông quan, hoặc vấn đề kỹ thuật tại cảng đích ban đầu. Đây là một yêu cầu rất quan trọng và thường được áp dụng trong những trường hợp “nhạy cảm” vì thế nó có thể gây ra một số hậu quả không lường trước về mặt thời gian và tài chính nếu không được giải quyết một cách nhanh chóng và chính xác. 

1. Change of Destination (COD) Là Gì?

Trong vận tải container đường biển, Change of Destination (COD) hay thay đổi cảng đích là quá trình yêu cầu hãng tàu điều chỉnh điểm đến của lô hàng so với thông tin ban đầu trên vận đơn (Bill of Lading). Điều này thường xảy ra khi có thay đổi hợp đồng thương mại, gặp rủi ro thông quan, hoặc phát sinh vấn đề kỹ thuật tại cảng đích. Tuy nhiên, COD đi kèm với các chi phí và quy trình phức tạp đòi hỏi xử lý chính xác để tránh rủi ro không đáng có.

2. Các Chi Phí Liên Quan Đến Change of Destination

Khi yêu cầu Change of Destination (COD), hãng tàu thường thu những khoản phí để đảm bảo bù đắp chi phí phát sinh. Đây là một số chi phí bạn cần lưu ý:

• Phí xác nhận và điều chỉnh manifest: Chi phí này thường dao động từ $300+ để phủ nhận các thay đổi sau khi container đã rời cảng xếp.

• Phí xếp dỡ và lưu container: Những chi phí này có thể tăng nhanh nếu yêu cầu COD được đưa ra muộn, container đã đến điểm chuyển tải hoặc đích cũ.

• Phí thủ tục thông quan tại cảng cũ và điều chỉnh manifest tại cảng mới cũng là khoản cần xem xét kỹ.

Việc thực hiện COD khi container đã gần đến cảng đích ban đầu sẽ dẫn đến chi phí cao và phát sinh thời gian xử lý lâu hơn.

3. Cần kiểm tra những gì khi có yêu cầu chuyển cảng?

- Đảm bảo chắc chắn rằng người yêu cầu thực hiện việc chuyển cảng là người có thẩm quyền (Authority) để thực hiện yêu cầu đó. Thẩm quyền này có thể khác biệt tùy theo loại B/L  và ở giai đoạn nào. Ví dụ:

• Nếu B/L được phát hành là vận đơn đích danh (Straight Bill of lading) và chủ hàng/người gửi hàng (shipper) vẫn có quyền sở hữu hợp pháp đối với hàng hóa thể hiện trên B/L thì chỉ có shipper mới có quyền yêu cầu đơn vị vận chuyển thực hiện việc chuyển cảng.

• Nếu B/L được phát hành là vận đơn theo lệnh của người gửi hàng nhưng vận đơn đã được người gửi hàng ký hậu (endorsed) cho người nhận hàng (consignee) thì chỉ có người nhận hàng mới có quyền yêu cầu đơn vị vận chuyển thực hiện việc chuyển cảng.

  
  

  

  
  

- Yêu cầu chuyển cảng phải được tiếp nhận bởi hãng tàu trước khi container đến cảng đích ghi trên vận đơn và hãng tàu đã thực hiện việc khai báo thông tin hàng hóa với hải quan (khai Manifest). Các bạn lưu ý là, tại một số quốc gia đặc biệt, hải quan không cho phép thực hiện việc chuyển cảng một khi container đã được dỡ khỏi tàu và hạ bãi.

- Nếu yêu cầu chuyển cảng được chấp nhận bởi đơn vị vận chuyển và hải quan, thì việc thực hiện chỉnh sửa manifest (Manifest corrector) bắt buộc phải được thực hiện bởi của đơn vị vận chuyển hoặc đại lý của họ, yêu cầu chuyển cảng  và một bản copy của Manifest chỉnh sửa (Manifest corrector)  bắt buộc phải được gửi tới đại lý tại cảng đích ghi trên vận đơn (cả mới và cũ) và cũng một bộ tương tự cho hải quan.

- Việc chỉnh sửa Manifest là rất quan trọng bởi vì nếu không chỉnh sửa Manifest thì hàng của bạn có khả năng bị giao đến một địa điểm không mong muốn dẫn đến việc phát sinh hàng loạt các chi phí và vấn đề hệ lụy.

4. Các Bước Chuẩn Bị Khi Yêu Cầu COD:

4.1. Kiểm Tra Tình Trạng Hàng và Vận Đơn:

• Xác định vị trí container: kiểm tra tình trạng container hàng của bạn: container hiện đang trên tàu trên đường đến cảng đích hay là chuẩn bị đến cảng chuyển tải hay là đã được dỡ hàng (unload) tại cảng đích. Điều này nghe có vẻ bình thường nhưng lại rất quan trọng vì nó sẽ quyết định nội dung của yêu cầu chuyển cảng.

• Đối chiếu thông tin vận đơn: Xác nhận lại thông tin trong Bill of Lading (B/L) để đảm bảo bạn có đầy đủ quyền hạn yêu cầu thay đổi.

4.2. Chuẩn Bị Giấy Tờ và Thủ Tục Liên Quan

• Bộ Bill of Lading gốc: Nếu bạn đã gửi B/L gốc cho khách hàng, hãy thu hồi hoặc yêu cầu khách hàng gửi lại để có thể giao lại cho hãng tàu khi COD.

• Thư bảo lãnh (Letter of Indemnity - LOI): Một số trường hợp yêu cầu thay đổi COD cần kèm theo LOI để bảo đảm trách nhiệm pháp lý đối với các chi phí phát sinh.

4.3. Liên Hệ và Xác Nhận Với Hãng Tàu

• Liên hệ sớm với hãng tàu: Khi có nhu cầu thay đổi, hãy liên hệ ngay với đơn vị vận chuyển hoặc đại lý tại cảng đích để xác định khả năng và chi phí cụ thể.

• Xác minh quyền yêu cầu COD: Đảm bảo rằng bạn hoặc đối tác có thẩm quyền theo quy định của vận đơn (Straight B/L hay Order B/L) để yêu cầu COD.

  
  

  

  
  

Lưu ý: Nên gửi ngay cho hãng tàu yêu cầu thực hiện việc chuyển cảng và chấp nhận mọi chi phí phát sinh để tránh thời gian chờ đợi.

Trong quá trình vận chuyển hàng hóa quốc tế, việc thay đổi cảng đích (Change of Destination - COD) có thể phát sinh do nhiều lý do. Tuy nhiên, để tránh mất thêm chi phí không cần thiết, doanh nghiệp cần thực hiện yêu cầu này một cách chính xác và kịp thời.

• Nếu hàng hóa vẫn đang trên tàu và chưa đến cảng đích, doanh nghiệp có thể có thời gian cân nhắc. Tuy nhiên, khi hàng đã đến cảng, việc chậm trễ có thể khiến chi phí phát sinh tăng cao.

• Các khoản phí như phí lưu bãi (demurrage), phí cắm điện (plug-in charge) và các chi phí khác tại cảng có thể rất lớn, đặc biệt tại các cảng quốc tế lớn. Chỉ cần chậm trễ một ngày, doanh nghiệp có thể chịu tổn thất tài chính đáng kể.

• Quy trình xử lý chuyển cảng thường kéo dài do hãng tàu phải liên hệ với đại lý tại cảng đích để xác minh thông tin, gây ra sự chậm trễ do lệch múi giờ và thời gian phản hồi. Nếu yêu cầu rơi vào cuối tuần, thời gian xử lý có thể kéo dài thêm nhiều ngày.

• Mỗi hãng tàu và mỗi cảng có quy trình khác nhau, việc yêu cầu chuyển cảng không đơn thuần chỉ là gửi một email mà cần tuân thủ nhiều thủ tục.

4.4. Quy trình yêu cầu chuyển cảng thông thường sẽ bao gồm các bước sau:

– Nộp lại bộ B/L gốc đầy đủ cho hãng tàu.

– Yêu cầu chuyển cảng, bao gồm các thông tin sau:

• Tên tàu / Chuyến tàu (Vessel Name / Voyage)

• Cảng xếp hàng / Cảng dỡ hàng / Điểm đến cuối cùng (POL / POD / Final Place of Destination, nếu có)

• Hình thức cước biển: Trả trước hoặc thu sau (Ocean Freight: prepaid or collect)

• Ngày khởi hành từ cảng xếp hàng (Sailing date from Port of Loading)

• Số vận đơn (B/L number)

• Số container (Container number)

• Tình trạng container: Đang trên đường hay đã đến cảng (Container Status: on the way or arrived already)

• Cảng dỡ hàng mới (Requested New Port of Discharge)

• Thông tin người nhận hàng mới (nếu có) (New receiver / Consignee details)

• Thư cam kết bồi thường (Letter of Indemnity for Change of Port of Discharge)

  
  

– Việc thực hiện chuyển cảng chỉ được thực hiện khi được chấp thuận bởi hãng tàu (khi các nghĩa vụ và chi phí phát sinh được cam đoan thanh toán bởi người yêu cầu).

Trước khi yêu cầu chuyển cảng, doanh nghiệp cần kiểm tra xem các nghĩa vụ thông quan tại cảng đã được hoàn tất hay chưa. Nếu chưa, hải quan nước sở tại có thể từ chối thông quan và không cho phép chuyển cảng.

Trong trường hợp này, hãng tàu cũng không thể hỗ trợ. Do đó, doanh nghiệp cần chủ động làm việc với forwarder hoặc đại lý hải quan tại cảng để hoàn tất thủ tục.

Nếu hàng hóa thuộc quyền định đoạt của người mua, doanh nghiệp nên đề nghị người mua làm việc trực tiếp với hãng tàu và cơ quan hải quan để đảm bảo hàng hóa được xử lý đúng quy trình.

Khi thực hiện yêu cầu Change of Destination (COD), yếu tố quan trọng nhất mà doanh nghiệp cần xem xét không phải là chi phí, mà chính là quy trình thông quan hàng hóa tại cảng muốn chuyển đến.Nếu hàng đã đến cảng và phải yêu cầu chuyển cảng, điều đó có nghĩa là không còn lựa chọn nào tốt hơn, và các chi phí phát sinh sẽ được hãng tàu thu theo quy định.

Do đó, việc cần tập trung là đảm bảo hàng hóa có thể được thông quan tại cảng mới. Nếu thủ tục hải quan chưa hoàn tất, cơ quan hải quan có thể từ chối cho phép chuyển cảng, khiến doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc xử lý hàng hóa.

Bài viết này nhằm chia sẻ cách xử lý nhanh chóng và hiệu quả khi cần yêu cầu COD, giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro và tối ưu thời gian xử lý.

Nếu bạn có gì còn thắc mắc và muốn tìm hiểu thêm về quy trình hãy liên hệ với KVN để bọn mình hỗ trợ bạn thêm nhé!

Trụ sở: Số 41 Nguyễn Trãi, phường Phan Đình Phùng, Thành phố Nam Định, tỉnh Nam Định

VP Hà Nội: Tầng 36, tòa Discovery Complex, 302 Cầu Giấy, P. Dịch Vọng, Q. Cầu Giấy, Hà Nội.

VP Hải Phòng: P740, tòa nhà Thành Đạt 3, số 4 đường Lê Thánh Tông, Ngô Quyền, Hải Phòng.

VP Hồ Chí Minh: Tầng 6, Tòa UOA, Số 6 Đường Tân Trào, P. Tân Phú, Q.7, Tp. Hồ Chí Minh.

Tel: +(84) 02871013998 

Email: info@kvnlogistics.vn

Tax ID: 0601231322.