Trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, thuật ngữ "cut off time" đóng vai trò quan trọng trong việc xác định thời điểm cuối cùng mà một giao dịch xuất khẩu có thể được thực hiện. Trên cơ sở đó, bài viết này sẽ cung cấp những thông tin chi tiết về khái niệm cut off time, giải thích vai trò của nó trong quy trình xuất nhập khẩu.
1. Cut off time là gì?
Cut of hay Closing time hay Deadline... Đều là thời hạn cuối cùng mà người xuất khẩu hàng hóa phải hoàn thành xong một số công việc mà hãy bay hay hãng tàu quy định để lô hàng được xuất khẩu. Hạn cuối này thường chính xác theo giờ và ngày.
Với những khách hàng lựa chọn vận chuyển hàng hóa đường biển thì cần nhớ rằng nếu lô hàng của mình thanh lý sau cut off time thì khả năng cao sẽ bị rớt tàu. Vì vậy cần đặc biệt chú ý đến thời hạn này tránh các rủi ro ngoài ý muốn gây thiệt hại cho mình.
Thông tin cut off này thường sẽ show trên booking mà hãng tàu/ hãng bay cấp.
2. Các loại cut off time cần lưu ý.
Cut off S/I
Trong xuất nhập khẩu S/I là tên viết tắt của cụm từ Shipping Instruction. Đây là một trong những nội dung quan trọng shipper cần gửi cho hãng tàu để phát hành B/L cho shipper. Trong trường hợp nếu không gửi đúng hẹn sẽ không thể làm kịp B/L và hậu quả nghiêm trọng là lô hàng sẽ không được vận chuyển.
Cut off VGM
Cụm từ này dùng để chỉ thời hạn cuối cùng mà đơn vị xuất khẩu cần phải gửi phiếu cân containers về cho hãng tàu. Cũng tương tự như Cut off S/I , nếu không gửi đúng hẹn giấy tờ này thì sẽ không kịp làm B/L và hậu quả là lô hàng cũng sẽ không được vận chuyển.
Cut off Doc Hay Cut off draft B/L
Đối với hình thức cut off time này, shipper cần phải xác nhận nội dung của B/L với hãng tàu. Nếu quên xác nhận hay xác nhận muộn thì hãng tàu sẽ dùng nội dung S/I mà shipper đã gửi trước đó để ra vận đơn gốc. Mọi điều chỉnh, sửa đổi của shipper về nội dung của vận đơn về sau đều sẽ bị tính phí.
Cut off C/Y hay Cut off bãi
Đây là thời hạn cuối cùng mà shipper phải giao hàng đến nơi hạ container hàng theo đúng với quy định. Nhân viên hiện trường chịu trách nhiệm làm thủ tục hải quan cần hoàn thiện "vào sổ tàu" khâu cuối cùng của việc thông quan hàng hải quan hàng xuất. Cũng tương tự như các loại trên, nếu không hoàn thành thủ tục thì hàng cũng sẽ bị rớt.
Những đối tượng có liên quan đến Cut off time
Người mua (Bên nhập khẩu): Là người đặt mua hàng hóa, sản phẩm
Người bán( Bên xuất khẩu): là người sản xuất và cung cấp hàng hoá, sản phẩm đáp ứng nhu cầu người mua.
Công ty vận chuyển sở hữu hãng vận tải chuyên phục vụ chở hàng hóa từ cảng bốc hàng đến cảng đích.
Hải quan của cả hai quốc gia xuất khẩu và nhập khẩu làm nhiệm vụ cung cấp thông quan cho hàng hóa rời khỏi nước xuất khẩu và nhập cảnh vào nước nhập khẩu.
Cảng vụ cũng sẽ bao gồm cả chính quyền ít nhất 2 nước có liên quan đến quá trình vận chuyển. Chính quyền cảng của nước xuất khẩu có chức năng sắp xếp mặt bằng cho hàng hóa chất lên tàu. Cảng vụ nước nhập khẩu cung cấp thông quan cho hàng hóa được nhập vào.
Công ty bảo hiểm có vai trò giúp trang trải các rủi ro trong quá trình vận chuyển.
CHA là địa lý của cơ quan Hải quan có nhiệm vụ hỗ trợ nhà nhập khẩu và xuất khẩu các vấn đề liên quan đến việc nhận thông quan từ các cơ quan.
Quy định về closing time
Thông thường, closing time được các hãng tàu quy định là thời hạn nộp chi tiết bill cho hãng tàu. Tuy nhiên cần lưu ý đối với hàng hóa đi Nhật hoặc đi Shanghai (Thượng Hải) thì thời hạn nộp chi tiết bill sẽ sớm hơn so với thời gian thông thường khoảng 3 ngày trước ngày tàu chạy.
Tùy thuộc vào mối quan hệ giữa các forwarder hoặc mối quan hệ giữa bạn với các hãng tàu mà thời gian này có thể xin thêm khoảng 3-6 giờ. Nếu như hàng hóa thanh lý trễ, không thể sớm hơn so với thời gian cắt máng thì cần rời quá trình vận chuyển sang chuyến sau.
Không kịp Closing time thì cần làm gì?
Vì nhiều lý do khác nhau nếu không kịp closing time thì các bạn cần nhanh chóng tìm hướng giải quyết như sau:
Trước tiên hãy tìm mối quan hệ bên Forwarder. Đây là bộ phận sales của hãng tàu hộ trực tiếp tiếp nhận các đơn hàng và bạn sắp xếp kế hoạch để chuyển đơn hàng. Do đó Forwarder sẽ có khả năng tác động đến bộ phận OPS ở cảng lưu ý đến hồ sơ của bạn để xin thêm thời gian giúp bạn kịp cut off time.
Vấn đề quan trọng tiếp theo là cần tiến hành các thủ tục cần thiết gồm:
Xin mẫu đơn lùi closing time có chữ ký hoặc đóng dấu của hãng tàu
Đưa đơn lên bộ phận terminal của cảng để xin xác nhận
Bộ phân terminal sẽ xem xét nếu thuận lợi sẽ note vào trong sổ tàu.
Trường hợp không thể kịp thời gian hãng tàu sẽ lùi đơn hàng sang chuyến khác và thông báo về tình trạng này để khách hàng quyết định book hay không book nữa nhằm tránh thiệt hại cho cả 2 bên.
Cut off time là một thuật ngữ quan trọng trong ngành xuất nhập khẩu, đóng vai trò quyết định trong việc xác định thời điểm cuối cùng mà một giao dịch xuất nhập khẩu có thể được thực hiện. Việc hiểu và tuân thủ cut off time là cực kỳ quan trọng để đảm bảo sự chính xác, hiệu quả và đúng thời hạn quy trình xuất nhập khẩu.