Ngày nay, vận tải đường biển đã trở thành một phương thức vận tải phổ biến và được ưa chuộng trong lĩnh vực thương mại quốc tế. Vận tải đường biển thường có chi phí thấp hơn so với các phương thức vận tải khác như vận tải hàng không. Do quy mô lớn và khả năng chứa hàng hóa nhiều, tàu biển có thể tiết kiệm chi phí vận chuyển và doanh nghiệp có thể hưởng lợi từ việc này. Điều này đặc biệt quan trọng đối với việc chuyên chở hàng hóa lớn với số lượng lớn.
Tuy nhiên, như bất kỳ phương thức vận tải nào khác, vận tải đường biển cũng tồn tại một số rủi ro cụ thể. Một trong những rủi ro kinh điển mà ngành Logistics và chủ hàng thường phải đối mặt là "rớt tàu". Hiện tượng này gây lo lắng và bất an cho những người liên quan.
Hàng bị rớt tàu là gì?
Hàng bị rớt tàu có nghĩa là container hàng không được xếp lên đúng con tàu như đã dự định trước đó để vận chuyển đi và lúc này cần phải chờ một con tàu khác đến sau vậy chuyển. Vậy lý do vì đâu dẫn đến việc nhỡ tàu?
Do hãng tàu phát dư booking nên một số sẽ phải chờ chuyến khác
Do lịch trình tàu di chuyển không về kịp cảng như dự định
Do tàu đã bị quá tải trọng
Tàu gặp trục trặc về kỹ thuật
Hàng của bạn bị kiểm hóa nên không kịp chuyến
Do trễ giờ cắt máng
Hàng bị rớt tàu thường xảy ra đối với các lô hàng truyền tải hay hàng giao tới cảng ít hoạt động. Vì lúc này sẽ vận chuyển nhiều con tàu khác nhau, làm gia tăng rủi ro bị rớt và lỡ tàu nối.
Thông thường việc hàng hóa bị rớt tàu nếu bắt nguồn từ nguyên nhân do hãng tàu. Để giải quyết nguyên nhân thì bạn phải đợi hãng tù sắp xếp chuyến tàu sớm nhất cho bạn.
Ngược lại, nếu lỗi rớt tàu là do lỗi của chủ hàng như thiếu chứng từ, trục trặc trong việc làm thủ tục hải quan hoặc không đảm bảo điều kiện nào đó thì khi hàng của bạn bị rớt, bạn sẽ phải chịu các chi phí phát sinh liên quan. Do vậy, bạn cần phải thự sự chú ý, để hàng của mình tránh bị rớt tàu do mình gây ra.
Cần làm gì khi hàng hóa bị "rớt tàu".
Việc hàng hóa bị rớt tàu có thể dẫn đến những rắc rối không đáng có và khiến bạn mất thêm một lượng lớn chi phí phát sinh, hãy nhỡ lịch giao hàng với đối tác,..Do vậy khi nhận được thông báo hàng bị "rớt tàu", dù lỗi xuất phát từ phía nào, chúng ta cũng cần phải xử lý rủi ro này một cách nhanh nhất có thể. Vì lúc này đối tác cũng có thể đang phải đối mặt với vấn đề thiếu nguồn cung ứng hàng hóa và chúng ta có thể phải chịu trách nhiệm về việc này theo các điều lệ trong hợp đồng đã ký.
Khi nhận được nguyên nhân hàng hóa bị "rớt tàu", chúng ta cần tìm ra nguyên nhân vấn đề xuất phát từ đâu:
Lỗi xuất phát từ phía hãng tàu: Trường hợp hàng hóa bị nhỡ tàu xuất phát từ lỗi của hãng tàu vận tải thường do hãng tàu cắt lại 1 số lượng hàng nhất định nếu chuyến đó bị quá tải để đảm bải space và an toàn của tàu. Trong trường hợp này sẽ có thông báo container bị rớt lai, hãng tàu sẽ chủ động sắp xếp chuyến tàu sớm nhất cho bạn. Mọi chi phí phát sinh liên quan đến: Tờ khai xuất khẩu, chi phí DEM/ DET thông thường là do hãng tàu sẽ chi trả toàn bộ.
Lỗi xuất phát từ phía chủ hàng/ Ops: Trên booking của hãng tàu luôn thông báo về thời gian phải gửi SI, VGM, thời gian giao/ nộp tờ khai hàng xuất khẩu, thời gian giao/ hạ container về cảng/ bãi. Tuy nhiên vì một vài lý do như: chủ hàng không đủ để đóng, không gửi SI VGM, tờ khai sai thông tin không kịp sửa, Ops quên đi giao/ nộp tờ khai hàng xuất, container bị hạ nhầm cảng/ bãi và không kịp hạ về đúng nơi quy trình của hãng tàu trước giờ cắt máng...dẫn đến việc chủ hàng bị rớt container lại.
Sau khi biết hàng bị rớt tàu, chủ hàng hoặc FWD cần phải liên hệ ngay với phía đối tác trong chuỗi cung ứng hàng hóa của bạn, sắp xếp lại chuyến tàu sớm nhất, cố gắng hoàn thiện các hồ sơ, giấy tờ, thủ tục sớm nhất có thể.
Trong trường hợp này các phát sinh liên quan đến: Tờ khai xuất khẩu, chi phí DEM/DET sẽ do chủ hàng hoặc đơn vị FWD tự chịu trách nhiệm. Tuy nhiên nếu rơi vào trường hợp này thực sự sẽ cần phải lưu ý vì đôi khi các chi phí phát sinh liên quan đến việc hàng bị roll có thể lớn hơn rất nhiều so với phí vận tải đường biển ban đầu.
Làm thế nào để tránh hàng bị rớt tàu
Không có một giải pháp nào để tránh được hàng bị rớt tàu nhưng chúng ta có thể hạn chế rủi ro này bằng cách:
Khi book tàu chúng ta nên chọn tàu chạy đi thẳng hay còn gọi tàu direct, tránh chọn các chuyến truyền tải. Vì tàu truyền tải thì khả năng xảy ra rớt container sẽ cao hơn so với tàu đi thẳng.
Chọn lịch tàu có lịch trình linh hoạt. Việc này giúp bạn chủ động có thêm phương án thay thế kịp thời trong trường hợp hàng của bạn bị rớt tàu.
Book tàu sớm nhất khi có thể tránh trường hợp book gần ngày tàu cắt máng dẫn đến không có đủ thời gian để chuẩn bị giấy tờ hay gặp vấn đề về kiểm hóa không may xảy ra.
Hạn chế đặt tàu vào các ngày lễ lớn hoặc các mùa cao điểm: Đa số đặt tàu vào mùa cao điểm dẫn đến tình trạng bị tắc cảng, kéo theo hàng bị rớt tàu.
Lựa chọn đơn vị Forwarder uy tín. Việc lựa chọn đơn vị Forwarder uy tín và đầy kinh nghiệm cũng giúp bạn hạn chế được việc hàng bị rớt tàu. Vì họ có nhiều kinh nghiệm trong việc xử lý các vấn đề phát sinh khi xảy ra. Ngoài ra họ còn có ưu thế khi đàm phán với các hãng tàu khi hàng của bạn có nguy cơ bị nằm trong danh sách bị cho rớt.
Chia thành nhiều bill. Việc hãng tàu cho container nào bị rớt hoàn toàn dựa trên số bill chứ không phải dựa trên số container. Nên trường hợp bạn nhập nhiều khoảng 5 container bị việc bị cho rớt 5 container cùng 1 lúc có thể hoàn toàn xảy ra. Do vậy để hạn chế được rủi ro này thì bạn nên chia thành nhiều bill thì sẽ an toàn hơn.